Die effektive Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen ist ein zentraler Schritt auf dem Weg zu einem digital handlungsfähigen Gesundheitsamt. Dieses Reifegrad-Thema zeigt, wie Strategien in konkrete Maßnahmen übersetzt, Verantwortlichkeiten festgelegt und Ressourcen gezielt eingesetzt werden. Im Mittelpunkt dieses Themas stehen drei miteinander verknüpfte Schwerpunkte:
- Bedarfe identifizieren sowie Verantwortlichkeiten und Maßnahmen festlegen,
- Maßnahmen durchführen, evaluieren und nachsteuern,
- Mitarbeitende aktiv beteiligen.
Gemeinsam bilden diese Schwerpunkte die Grundlage für eine koordinierte und nachhaltige Umsetzung der Digitalisierungsstrategie – von der Planung über die Steuerung bis zur kontinuierlichen Verbesserung. Die in Abbildung 2 dargestellte Struktur verdeutlicht die Zusammenhänge zwischen den Gruppen und zeigt, wie strategische Ziele Schritt für Schritt in die Praxis überführt werden.
Gruppe 1: Bedarfe identifizieren sowie Verantwortlichkeiten und Maßnahmen festlegen
Die Grundlage für eine erfolgreiche Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen ist die systematische Identifikation von Bedarfen in den verschiedenen Organisationseinheiten. Auf dieser Basis werden konkrete Digitalisierungsmaßnahmen abgeleitet und beschrieben (DS.2.1.01). Diese Rolle kann sowohl intern als auch extern besetzt werden, um vorhandenes Fachwissen und zusätzliche Ressourcen gezielt zu nutzen. Klare Zuständigkeiten schaffen Transparenz und erleichtern die Steuerung der Projekte.
Gleichzeitig stärkt die aktive Beteiligung der Mitarbeitenden (DS.2.1.02) den Erfolg der Maßnahmen. Wenn Mitarbeitende eigene Ideen und Vorschläge bei den Digitalisierungsverantwortlichen einbringen können (MA.2.3.01), erhöht das ihre Motivation und Identifikation mit dem Vorhaben. So entsteht ein kooperatives Arbeitsumfeld, in dem Fachwissen gebündelt, Verantwortung geteilt und Innovation gefördert wird.
Gruppe 2: Maßnahmen durchführen, evaluieren und nachsteuern
Die Planung und Ableitung von Digitalisierungsmaßnahmen auf Basis der Digitalisierungsstrategie (DS.1.2.04, DS.1.3.01) ermöglicht es, die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen verschiedener Organisationseinheiten zu berücksichtigen. Durch die Festlegung von kurz-, mittel- und langfristigen Zielen kann eine effektive Ressourcenverteilung erfolgen. Die Definition von Budget und Personal pro Maßnahme (DS.3.0.01) sowie die regelmäßige Anpassung des Digitalisierungsbudgets (DS.3.3.01) sind notwendig, um finanzielle und personelle Umsetzbarkeit sicherzustellen. Dabei erlauben regelmäßig durchgeführte Evaluierungen (DS.1.3.04), dass Hindernisse frühzeitig erkannt und die Maßnahmen entsprechend angepasst werden, um die Umsetzung der Digitalisierungsstrategie kontinuierlich zu optimieren.
Gruppe 3: itarbeitende aktiv beteiligen
Die frühzeitige Information und Einbindung der Mitarbeitenden in relevante Digitalisierungsmaßnahmen (MA.2.1.03) ist entscheidend, um Akzeptanz, Kompetenz und organisatorische Verankerung zu sichern. Die aktive Beteiligung der Mitarbeitenden (MA.2.2.01) an der Definition der Strategie, der Entwicklung neuer Prozesse, sowie der Schulung zu aktuellen Digitalisierungsmaßnahmen (MA.2.2.02) trägt zu besseren Ergebnissen und einer höheren Zufriedenheit bei. Durch die Einbindung verschiedener Mitarbeitendengruppen (MA.2.1.04) werden verschiedene Perspektiven und Bedürfnisse berücksichtigt, was zu inklusiveren und nutzerfreundlicheren Digitalisierungslösungen führt. Die Kombination dieser Ansätze sorgt dafür, dass die Digitalisierungsmaßnahmen effektiv, nachhaltig und mit breiter Unterstützung umgesetzt werden.
Legende:
DS.X.Y.Z Digitalisierungsstrategie
MA.X.Y.Z Mitarbeitende
PD.X.Y.Z Prozessdigitalisierung
IB.X.Y.Z IT-Bereitstellung
IS.X.Y.Z IT-Sicherheit
BZ.X.Y.Z BügerInnenzentrierung
ZA.X.Y.Z Zusammenarbeit
SD.X.Y.Z Software, Daten, Interoperabilität
X: Nummer der Subdimension
Y: Stufe innerhalb der Subdimension
Z: Nummer des Kriteriums innerhalb der Stufe und Subdimension
